כולנו עושים מהלכים עסקיים מידי יום כגון, פתרון בעיות הנובעות מתלונות של לקוחות, יצירת קשר עם לקוחות חדשים, מוצר חדש, רכש חדש ולפעמים בתוך המהלכים הללו אנו מקבלים החלטות עסקיות שגויות ולא יעילות וזה בא ידי ביטוי באי עמידה במועדי אספקה, עליות גבוהות, רכש כושל באיכות וכדומה.

לכן יש חשיבות לשיפור התהליכים כאשר הם נעשים לא נכון.

תהליך נכון פרושו פחות שגיאות ועיקובים והופך להיות נוהל כתוב ומוטמע היטב בצוות העובדים והוא יכול לגעת בנושא בטיחות בעבודה מול מכונה מסוימת , נוהל הוצאת חשבונית ללקוחות, נוהל רכש מספקים בארץ ומחו"ל.

ישנם סוגים שונים של ביצוע תהליכים עסקיים שמטרתם לייעל את הדרך שבה אתה והצוות עובדים כי אם לא מהר מאוד נמצא את עצמנו בבעיות כמו לקוחות לא מרוצים, עובדים מתוסכלים , עבודות שלא מבוצעות כראוי, עליות גבוהות, צווארי בקבוק וליקויים קשים באספקה.

שיפור וייעול תהליך

בשלב ראשון נמפה את זרימת התהליך ונחקור כול שלב בו, חשוב מאוד לשלב את אנשי הצוות כדי שנדייק את התהליך ככול האפשר.

בשלב שני ננתח את התהליך על ידי תחקור השלבים בתהליך באמצעות שאלות שנשאל את עצמנו כמו, מה יוצר את צוואר הבקבוק, מדוע לקוחות מתלוננים, מה הגורמים לעיקוב ברצף, מה העליות שלנו, מדוע רמת המוצר ירודה, צריך להתחקות כול הזמן אחר שורש הבעיה ומקורותיה, דברו עם הלקוחות תתשאלו את הצוות וחפשו פתרון או טקטיקה אחרת מזו הקיימת.

בשלב השלישי נתכנן את התהליך מחדש לאחר זיהוי  הבעיות מומלץ להיעזר במומחים חיצוניים מתחילת החשיבה, אל תפחדו לאמץ גישות חדשות וודאו שהצוות שותף לשלל הפתרונות האפשריים שהונחו על שולחן הדיונים ובדקו אותם בזמן אמת , נתחו את הסיכונים ונקודות התורפה ורק אז תתאפשר הבנת הרעיון והטמעתו בצוות ולכן זה גם הזמן להעלות זאת כנוהל כתוב.

השלב הרביעי הוא למעשה הדרכה של כולם בהליך ובנוהל החדש, לפעמים זה כרוך בהחלפת כוח אדם , בחירת טכנולוגיה חדשה.

השלב החמישי זה יישום התהליך בפועל על ידי הצוות החדש אם בכלל, בטכנולוגיה החדשה והכול כמובן בזהירות ובדקדקנות, עלינו לזכור החלפת תהליך עסקי ישן בחדש הוא לא קל היות והצוות הורגל אליו במשך זמן רב.

השלב השישי הוא למעשה המעקב לתקופה של מספר חודשים, תיקון תקלות, עמידה בצפיות הצוות לשביעות רצון .

בהצלחה